校內(nèi)各單位、廣大師生及校外檔案利用單位或個(gè)人：
2018年是學(xué)校“內(nèi)涵建設(shè)年”，也是學(xué)校本科教學(xué)工作審核評(píng)估年，為更好地服務(wù)于教學(xué)、科研和管理，服務(wù)于廣大師生，服務(wù)于社會(huì)，根據(jù)學(xué)校關(guān)于2018年暑假放假安排的通知（暑期時(shí)間為2018年8月1日——2018年8月29日）和檔案館相關(guān)管理規(guī)定，特將暑假期間有關(guān)查檔、調(diào)檔相關(guān)事宜通知如下：
一、為便于暑假期間單位或個(gè)人辦理檔案相關(guān)事宜，校檔案館制定了暑假值班安排表（見附件），暑假期間個(gè)人和單位若急需查閱相關(guān)檔案資料，請(qǐng)?zhí)崆耙惶炫c值班老師進(jìn)行電話預(yù)約，以便提前準(zhǔn)備調(diào)閱，辦公地點(diǎn)：青海師范大學(xué)原北院圖書館一樓。
1、根據(jù)《干部檔案工作條例》，查閱和借閱人事檔案應(yīng)由本人書面提出申請(qǐng)，申請(qǐng)應(yīng)注明查閱或借閱人姓名、政治面貌、查閱檔原因及所要查閱檔案人姓名、職務(wù)，申請(qǐng)需由黨委組織部或人事處負(fù)責(zé)人簽字加蓋黨委組織部或人事處公章，方可由人事檔案專職管理員查閱；任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案;
2、人事檔案專職管理員審驗(yàn)閱檔人介紹信、申請(qǐng)書及身份證件后，在人事檔案查借閱登記簿冊(cè)上登記查閱人姓名后，方能將所申請(qǐng)查閱的檔案交其查閱，查閱期間人事檔案專職管理員不得離開查閱現(xiàn)場(chǎng);
3、檔案工作人員認(rèn)真鑒別查檔所需材料是否符合查檔要求后提供人事檔案查閱；
4、除評(píng)聘職稱可復(fù)印年度考核表、考研可復(fù)印成績(jī)外，一般人事檔案材料不能復(fù)印。可復(fù)印的檔案材料由檔案管理人員到檔案館辦公室復(fù)印蓋章，不能復(fù)印的材料，視情況由查檔單位摘抄后蓋檔案館公章或由檔案館出據(jù)證明材料；
5、人事檔案一般不外借，特殊情況需外借的，須辦理相關(guān)外借手續(xù)，借出后必須按時(shí)歸還，并經(jīng)本館工作人員檢查、核對(duì)所借檔案后，辦理歸還手續(xù)；
6、檔案利用完畢后須填寫利用登記表或意見建議。
三、查閱利用文書、教學(xué)、科研、基建、外事、財(cái)會(huì)等各類檔案相關(guān)要求：
1、查檔者需持本人證件或單位介紹信方可查閱相關(guān)檔案；
2、查檔者須說明利用檔案的用途及具體要求；
3、檔案工作人員鑒別所用檔案性質(zhì)和類別后，調(diào)卷、提供相關(guān)檔案資料；
4、查檔者在檔案閱覽室查閱，如須復(fù)印，由檔案工作人員提供復(fù)印并蓋章；
5、檔案利用完畢后須填寫利用登記表或意見建議；
6、查檔人員必須攜帶本人畢業(yè)證或身份證進(jìn)行查閱，凡委托他人代查有關(guān)個(gè)人檔案(學(xué)籍、成績(jī)和招生錄取名冊(cè)等)，須提供書面委托書、畢業(yè)證書復(fù)印件及被委托人的身份證復(fù)印件。
四、調(diào)取畢業(yè)生檔案的相關(guān)要求：
2018年應(yīng)屆本專科畢業(yè)生檔案已全部整理歸檔完畢，青海本省生源畢業(yè)生檔案已按規(guī)定全部移交青海省人才交流中心統(tǒng)一管理。凡2018屆本專科畢業(yè)生考取研究生或有正式工作的、急需調(diào)檔的，省外畢業(yè)生須攜帶調(diào)檔函或第三方協(xié)議書，如委托他人代辦的，委托人須攜帶本人有效身份證件、調(diào)檔人的調(diào)檔函原件、調(diào)檔人身份證復(fù)印件、調(diào)檔人寫給委托人并壓指印的委托書，方可調(diào)檔。省內(nèi)畢業(yè)生一律請(qǐng)攜帶調(diào)檔函和身份證前往青海省人才交流中心調(diào)檔。（地址：西山一巷5號(hào)，聯(lián)系電話：6114301）
五、轉(zhuǎn)遞人事檔案相關(guān)要求：
1、須持有人事處領(lǐng)導(dǎo)簽字并蓋章的《調(diào)檔通知》；
2、須轉(zhuǎn)檔人員要在轉(zhuǎn)檔單上留下收檔單位的具體地址、
郵編及本人的聯(lián)系電話；
3、人事檔案轉(zhuǎn)遞不能個(gè)人攜帶，只能通過機(jī)要轉(zhuǎn)遞或
由收檔單位從事組織人事工作、人事檔案工作的人員簽收攜帶。
1、按照《中華人民共和國(guó)檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，加蓋學(xué)校檔案館蓋章的檔案復(fù)制品和原件具有同等效力；
2、按照相關(guān)規(guī)定，檔案館一律不受理電話查檔和電話委托查檔；
3、值班人員要認(rèn)真履行值班職責(zé)，做好值班記錄；接待利用者要做到熱情服務(wù)、態(tài)度和藹，接聽電話要用語(yǔ)規(guī)范、禮貌待人；
4、值班人員對(duì)本人值班期間檔案館的安全負(fù)主責(zé)，嚴(yán)格落實(shí)檔案工作各項(xiàng)安全制度，確保服務(wù)利用過程中，檔案不丟失、不損壞、不泄密，重要服務(wù)事項(xiàng)本人無(wú)法處理的應(yīng)立即向檔案館館長(zhǎng)報(bào)告。值班期間值班人員須注意檢查檔案庫(kù)房和辦公區(qū)域安全狀態(tài)，特別注意防火、防盜，發(fā)現(xiàn)安全事故苗頭應(yīng)立即處理，本人無(wú)法處理應(yīng)立即向檔案館館長(zhǎng)報(bào)告，緊急情況可向?qū)W校保衛(wèi)處110報(bào)警，并做好問題處理相關(guān)記錄；
5、值班期間，若確有重要事項(xiàng)須由館內(nèi)其他非值班人員來館辦理的，若無(wú)特殊情況，相關(guān)人員應(yīng)在接到館長(zhǎng)或值班人員通知后盡快來館；
6、暑假期間檔案館全體教師無(wú)論值班與否都必須保持手機(jī)通信暢通，確保緊急事務(wù)能夠得到及時(shí)妥善處理。
附件：青海師范大學(xué)檔案館2018年暑假值班人員安排
注：1.按照《檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，加蓋學(xué)校檔案館蓋章的檔案復(fù)制品和原件具有同等效力。
2.按照相關(guān)規(guī)定,檔案館一律不受理電話查檔和電話委托查檔。
青海師范大學(xué)檔案館2018年暑假值班人員安排表
