校內(nèi)各單位,、廣大師生及校外檔案利用單位或個(gè)人：
2017年11月底至12月初，校檔案館按照預(yù)定的搬遷計(jì)劃,，順利完成了檔案館所有館藏檔案從新校區(qū)搬遷至老校區(qū)北苑圖書(shū)館的搬遷任務(wù),。搬遷至今,，檔案館積極主動(dòng)地完成了學(xué)校交辦的各項(xiàng)工作，堅(jiān)持以服務(wù)為本,，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí),，為廣大師生努力做好了檔案服務(wù)，保證了學(xué)校檔案工作的有序開(kāi)展,。
為更好地服務(wù)于教學(xué),、科研和管理，服務(wù)于廣大師生,，服務(wù)于社會(huì),，經(jīng)檔案館會(huì)議研究決定本學(xué)期寒假期間實(shí)行不閉館輪流值班制，現(xiàn)將假期值班期間有關(guān)查檔,、調(diào)檔相關(guān)事宜通知如下：
一,、為便于寒假期間單位或個(gè)人辦理檔案相關(guān)事宜，校檔案館制定了寒假值班安排表,，寒假期間個(gè)人和單位若急需查閱相關(guān)檔案資料,，請(qǐng)?zhí)崆耙惶炫c值班老師進(jìn)行電話預(yù)約，以便提前準(zhǔn)備調(diào)閱（春節(jié)期間不辦理查檔調(diào)檔事宜,，敬請(qǐng)諒解）,，辦公地點(diǎn)：青海師范大學(xué)原北院圖書(shū)館一樓。
二,、查閱利用職工人事檔案相關(guān)要求:
1,、根據(jù)《干部檔案工作條例》，查閱和借閱人事檔案應(yīng)由本人書(shū)面提出申請(qǐng),，申請(qǐng)應(yīng)注明查閱或借閱人姓名,、政治面貌、查閱檔原因及所要查閱檔案人姓名,、職務(wù),，申請(qǐng)需由黨委組織部或人事處負(fù)責(zé)人簽字加蓋黨委組織部或人事處公章，方可由人事檔案專(zhuān)職管理員查閱,；任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案,。
2、人事檔案專(zhuān)職管理員審驗(yàn)閱檔人介紹信,、申請(qǐng)書(shū)及身份證件后,，在人事檔案查借閱登記簿冊(cè)上登記查閱人姓名后，方能將所申請(qǐng)查閱的檔案交其查閱,，查閱期間人事檔案專(zhuān)職管理員不得離開(kāi)查閱現(xiàn)場(chǎng),。
3、檔案工作人員認(rèn)真鑒別查檔所需材料是否符合查檔要求后提供人事檔案查閱,；
4,、除評(píng)聘職稱(chēng)可復(fù)印年度考核表,、考研可復(fù)印成績(jī)外，一般人事檔案材料不能復(fù)印,?？蓮?fù)印的檔案材料由檔案管理人員到檔案館辦公室復(fù)印蓋章，不能復(fù)印的材料,，視情況由查檔單位摘抄后蓋檔案館公章或由檔案館出據(jù)證明材料,；
5、人事檔案一般不外借,，特殊情況需外借的,，須辦理相關(guān)外借手續(xù)，借出后必須按時(shí)歸還,，并經(jīng)本館工作人員檢查、核對(duì)所借檔案后,，辦理歸還手續(xù),；
6、檔案利用完畢后須填寫(xiě)利用登記表或意見(jiàn)建議,。
三,、查閱利用文書(shū)、教學(xué),、科研,、基建、外事,、財(cái)會(huì)等各類(lèi)檔案相關(guān)要求：
1,、查檔者需持本人證件或單位介紹信方可查閱相關(guān)檔案；
2,、查檔者須說(shuō)明利用檔案的用途及具體要求,；
3、檔案工作人員鑒別所用檔案性質(zhì)和類(lèi)別后,，調(diào)卷,、提供相關(guān)檔案資料；
4,、查檔者在檔案閱覽室查閱,，如須復(fù)印，由檔案工作人員提供復(fù)印并蓋章,；
5,、檔案利用完畢后須填寫(xiě)利用登記表或意見(jiàn)建議；
6,、查檔人員必須攜帶本人畢業(yè)證或身份證進(jìn)行查閱,，凡委托他人代查有關(guān)個(gè)人檔案(學(xué)籍,、成績(jī)和招生錄取名冊(cè)等)，須提供書(shū)面委托書(shū),、畢業(yè)證書(shū)復(fù)印件及被委托人的身份證復(fù)印件,；
7、2017應(yīng)屆本專(zhuān)科畢業(yè)生考取研究生或有正式工作的,、急需調(diào)檔的,，須攜帶調(diào)檔函或第三方協(xié)議書(shū)，提前于所在學(xué)院領(lǐng)取本人的裝檔材料（高等學(xué)校畢業(yè)生登記表,、綜合評(píng)定表,、成績(jī)單、學(xué)士學(xué)位審定表,、報(bào)到證,、入黨材料、教師資格證申請(qǐng)表等,，缺一不可）后方可辦理調(diào)檔,。如委托他人代辦的，委托人須攜帶本人有效身份證件,、調(diào)檔人的調(diào)檔函原件,、調(diào)檔人身份證復(fù)印件、調(diào)檔人寫(xiě)給委托人并壓指印的委托書(shū),，方可調(diào)檔,。
四、轉(zhuǎn)遞人事檔案相關(guān)要求：
1,、須持有人事處領(lǐng)導(dǎo)簽字并蓋章的《調(diào)檔通知》,；
2、須轉(zhuǎn)檔人員要在轉(zhuǎn)檔單上留下收檔單位的具體地址,、
郵編及本人的聯(lián)系電話,；
3、人事檔案轉(zhuǎn)遞不能個(gè)人攜帶,，只能通過(guò)機(jī)要轉(zhuǎn)遞或
由收檔單位從事組織人事工作,、人事檔案工作的人員簽收攜帶。
五,、值班期間其他相關(guān)要求：
1,、按照《中華人民共和國(guó)檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，加蓋學(xué)校檔案館蓋章的檔案復(fù)制品和原件具有同等效力,；
2,、按照相關(guān)規(guī)定，檔案館一律不受理電話查檔和電話委托查檔；
3,、值班人員要認(rèn)真履行值班職責(zé),，做好值班記錄；接待利用者要做到熱情服務(wù),、態(tài)度和藹,，接聽(tīng)電話要用語(yǔ)規(guī)范、禮貌待人,。
4,、值班人員對(duì)本人值班期間檔案館的安全負(fù)主責(zé)，嚴(yán)格落實(shí)檔案工作各項(xiàng)安全制度,，確保服務(wù)利用過(guò)程中,，檔案不丟失、不損壞,、不泄密,，重要服務(wù)事項(xiàng)本人無(wú)法處理的應(yīng)立即向檔案館館長(zhǎng)報(bào)告。值班期間值班人員須注意檢查檔案庫(kù)房和辦公區(qū)域安全狀態(tài),，特別注意防火,、防盜，發(fā)現(xiàn)安全事故苗頭應(yīng)立即處理,，本人無(wú)法處理應(yīng)立即向檔案館館長(zhǎng)報(bào)告,，緊急情況可向?qū)W校保衛(wèi)處110報(bào)警,，并做好問(wèn)題處理相關(guān)記錄,；
5、值班期間,，若確有重要事項(xiàng)須由館內(nèi)其他非值班人員來(lái)館辦理的,，若無(wú)特殊情況，相關(guān)人員應(yīng)在接到館長(zhǎng)或值班人員通知后盡快來(lái)館,；
6,、寒假期間檔案館全體教師無(wú)論值班與否都必須保持手機(jī)通信暢通，確保緊急事務(wù)能夠得到及時(shí)妥善處理,。
祝全體師生寒假平安,，春節(jié)愉快！
青海師范大學(xué)檔案館
2018年1月13日
